Voor het tweede jaar op rij organiseert het VAi Kenniscentrum deze reizende cursus rond archiveren. Na stops in Limburg en West-Vlaanderen houdt het team voor de komende editie (27/11, 4 en 11/12) halt in Brussel. Al is iedereen uit elke provincie welkom, en richt de cursus zich ook op vormgevers of organisaties uit de designsector. 

De driedelige cursus begint met een introductie in archief- en informatiebeheer, gevolgd door twee focusdelen op analoog en digitaal archief beheren. “De inleiding biedt een helikopterblik op wat archief- en informatiebeheer kan zijn. Hoewel dat overweldigend kan overkomen, leren we deelnemers tijdens deze sessie om stil te staan bij wie ze zijn en waaruit hun werk(ing) bestaat”, vertelt begeleider Delphine Vanoverberghe. 

“In het tweede deel verkennen we analoge archivering, zowel op vlak van administratie, bestuur als creatieve projecten. Voor ontwerpers houdt dit niet alleen tekeningen of prototypes in, maar ook diverse soorten materialen. We delen tips over hoe je je archief op een veilige en duurzame manier bewaart. Bij analoge archivering betekent dit bijvoorbeeld een donkere ruimte, waar zon of water geen roet in het eten kunnen gooien. Bij een digitaal archief moet je zorgen voor voldoende back-ups en bescherming.” 

Praktische aanpak

De cursus is heel praktisch opgevat en vertrekt vanuit concrete praktijkvoorbeelden. “We delen checklists, zodat iedereen voor zichzelf kan uitmaken waar hij of zij al staat en nog nood aan heeft. Vaak maken die lijstjes duidelijk wat je met een beperkte tijd en budget toch kan doen op vlak van archivering en informatiebeheer. In kleine groepjes leren we snel van elkaar”, vertelt Vanoverberghe. 

“Op zich doen de meeste mensen en organisaties het uit zichzelf best goed, en kunnen enkele relatief eenvoudige aandachtspunten hun archief meer stroomlijnen. Als je de minimum richtlijnen van archiefbeheer volgt, dan zal het later voor een bewaarinstelling veel eenvoudiger zijn om een relevante selectie te maken uit je werk en archief.” 

Leg een lijst aan

“Het belangrijkste dat je moet doen, is het aanleggen van een overzichtelijke lijst van je werk(ing) en projecten. Zo’n lijst is een handig hulpmiddel voor je praktijk en archief vandaag, maar ook voor een eventuele overdracht later aan een bewaarinstelling. Aangezien er sowieso geen plaats is om alles van elk archief blijvend te bewaren of op te nemen, vormt zo’n lijst een handig vertrekpunt om een gefundeerde selectie te maken”, stelt Vanoverberghe. 

“Zorg dat er bijvoorbeeld geen dubbels in je archief zitten, maar gooi zelf van creatieve projecten ook zo min mogelijk weg. Je weet nooit hoe de wereld evolueert, en wat er binnen x-aantal jaar relevant zal blijken.”